W polskim prawie obowiązek zachowania formy aktu notarialnego jest zastrzeżony tylko dla niektórych typów umów. Dla lepszego zabezpieczenia interesów stron umowy zaleca się, aby zawarcie umowy w formie katu notarialnego, nawet wówczas, jeżeli prawo nie przewiduje takiego obowiązku. Notariusz czuwa bowiem nad prawidłowym zabezpieczeniem praw i interesów stron.

Formy aktu notarialnego wymagają między innymi:

• umowy dotyczące przeniesienia własności nieruchomości (sprzedaż, zamiana, darowizna, dożywocie, umowa z następcą);
• ustanowienie i przeniesienie użytkowania wieczystego,
• ustanowienie odrębnej własności i przeniesienie własności lokalu,
• umowa dożywocia,
• zbycie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
• zrzeczenie się własności nieruchomości,
• ustanowienie użytkowania, służebności oraz hipoteki,
• umowy majątkowe małżeńskie;
• podział majątku wspólnego małżonków, jeżeli dotyczy nieruchomości,
• zbycie spadku,
• zrzeczenie się dziedziczenia
• statut spółki akcyjnej,
• umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
• umowa spółki komandytowej,
• umowa spółki komandytowo-akcyjnej,
• zmiany ww. umów spółki,
• oświadczenie woli o ustanowieniu fundacji,
• oświadczenie woli o założeniu uczelni niepaństwowej,
• pełnomocnictwo do dokonania czynności prawnej, dla której wymagana jest forma aktu notarialnego,

Strony same spisują treść umowy, notariusz poświadcza natomiast, że umowę podpisały wskazane w niej osoby. Do umów, które muszą mieć podpisy poświadczone przez notariusza należą między innymi:

• umowa zbycia, wydzierżawienia przedsiębiorstwa lub ustanowienia użytkowania na przedsiębiorstwie,
• umowa zbycia udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością.

Notariusz może poświadczyć nabycie praw do spadku na zgodny wniosek wszystkich spadkobierców. Po zarejestrowaniu akt notarialny obejmujący poświadczenie nabycia praw do spadku wywołuje skutki takie, jak postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia praw do spadku. Notariusz sporządza akt poświadczenia dziedziczenia ustawowego lub testamentowego, z wyłączeniem dziedziczenia na podstawie testamentów szczególnych takich jak ustny, wojskowy, oraz sporządzony na polskim statku morskim lub powietrznym.

Notariusz dokonuje czynności na żądanie strony przez doręczenie stronie przeciwnej pisemnego oświadczenia mogącego rodzić skutki prawne. Doręczenie następuje przy odpowiednim stosowaniu przepisów kodeksu postępowania cywilnego dotyczących doręczania pism procesowych. Notariusz w szczególności doręcza sprzedawcy nieruchomości oświadczenia gminy o wykonaniu prawa pierwokupu. Z dokonanego doręczenia, jak również w przypadku nieudanej próby dokonania doręczenia, notariusz sporządza protokół.

Notariusz sporządza protokoły w formie aktu notarialnego. Są to przede wszystkim protokoły zgromadzeń wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz walnych zgromadzeń akcjonariuszy sporządzane w przypadkach prawem przewidzianych. Notariusz sporządza także protokoły w celu stwierdzenia przebiegu czynności i zdarzeń wywołujących skutki prawne.

Protest jest aktem urzędowym dokonywanym przez notariusza, przy pomocy którego posiadacz weksla stwierdza niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania wekslowego. Protest jest warunkiem poszukiwania zwrotnego tj. dochodzenia sumy wekslowej oraz świadczeń ubocznych od poprzedników posiadacza, podpisanych na wekslu. Protestu dokonuje się na odwrotnej stronie weksla lub na osobnej karcie połączonej z wekslem (przedłużku).

Notariusz poświadcza własnoręczność podpisu złożonego w jego obecności, zgodność kopii z okazanym oryginalnym dokumentem, datę okazania dokumentu.

W niektórych wypadkach notariusz przyjmuje na przechowanie pisma mające znamiona dokumentu publicznego lub prywatnego. Dokumenty przechowuje się w kancelarii lub w celu zabezpieczenia przed zniszczeniem lub kradzieżą w skrytce bankowej. Pieniądze oraz papiery wartościowe notariusz przyjmuje w depozyt tylko wtedy, gdy ma to związek z dokonywaną w jego kancelarii inną czynnością notarialną. Wydanie depozytu następuje za pokwitowaniem. Z przyjęcia dokumentu, pieniędzy lub papierów wartościowych na przechowanie notariusz sporządza protokół w formie aktu notarialnego.

SPORZĄDZA WYPISY, ODPISY I WYCIĄGI DOKUMENTÓW

SPORZĄDZA NA ŻĄDANIE STRON PROJEKTY AKTÓW, OŚWIADCZEŃ I INNYCH DOKUMENTÓW

SPORZĄDZA INNE CZYNNOŚCI WYNIKAJĄCE Z ODRĘBNYCH PRZEPISÓW

Notariuszowi za dokonanie czynności notarialnych przysługuje wynagrodzenie określone w Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 roku w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej. Do wynagrodzenia dolicza się podatek VAT w wysokości 23%. Maksymalna stawka taksy notarialnej za czynności notarialne zależy od wartości przedmiotu czynności notarialnej. Za wartość przedmiotu czynności notarialnej przyjmuje się wartość podaną przez stronę (strony) czynności. Przy obliczaniu wartości przedmiotu czynności notarialnej nie odlicza się obciążeń i bonifikat.

Maksymalna stawka wynosi od wartości:

1. do 3.000 zł - 100 zł;
2. powyżej 3.000 zł do 10.000 zł - 100 zł + 3 % od nadwyżki powyżej 3.000 zł;
3. powyżej 10.000 zł do 30.000 zł - 310 zł + 2 % od nadwyżki powyżej 10.000 zł;
4. powyżej 30.000 zł do 60.000 zł - 710 zł + 1 % od nadwyżki powyżej 30.000 zł;
5. powyżej 60.000 zł do 1.000.000 zł - 1.010 zł + 0,4 % od nadwyżki powyżej 60.000 zł;
6. powyżej 1.000.000 zł do 2.000.000 zł - 4.770 zł + 0,2 % od nadwyżki powyżej 1.000.000 zł;
7. dokonywanych pomiędzy osobami zaliczonymi do I grupy podatkowej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn nie więcej niż 7.500 zł.

Maksymalna stawka wynosi za sporządzenie aktu notarialnego dokumentującego:

1. umowę zbycia nieruchomości, jeżeli w związku z tą umową następuje wypłata świadczeń z tytułu ubezpieczenia społecznego rolników albo renty strukturalnej współfinansowanej ze środków pochodzących z Sekcji Gwarancji Europejskiego Funduszu Orientacji i Gwarancji Rolnej - 600 zł;
2. umowę majątkową małżeńską - 400 zł;
3. testament - 50 zł;
4. testament zawierający zapis, polecenie lub pozbawienie uprawnionego prawa do zachowku - 150 zł;
5. odwołanie testamentu - 30 zł;
6. zwolnienie nieruchomości od obciążeń lub zrzeczenia się prawa, jeżeli wartości przedmiotu nie da się określić - 60 zł;
7. zrzeczenie się własności nieruchomości lub prawa użytkowania wieczystego - 80 zł;
8. pełnomocnictwo - do dokonania jednej czynności 30 zł, natomiast przy czynnościach zawierających umocowanie do dokonania więcej niż jednej czynności - 100 zł;
9. oświadczenie o przyjęciu lub odrzuceniu spadku - 50 zł.

Maksymalna stawka wynosi:

za sporządzenie protokołu zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub walnego zgromadzenia spółdzielni - 750 zł;

za sporządzenie protokołu walnego zgromadzenia akcjonariuszy - 1.100 zł;

za sporządzenie protokołu zgromadzenia wspólników innej spółki niż wymienione w pkt 1 i 2 albo protokołu posiedzenia zarządu, rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej spółki prawa handlowego - 500 zł;

za sporządzenie protokołu zebrania wspólnoty mieszkaniowej - 300 zł;

za sporządzenie protokołu zawierającego oświadczenie towarzystwa funduszy inwestycyjnych o zmianie statutu funduszu inwestycyjnego - 1.000 zł.

Notariusz jako płatnik na podstawie odrębnych przepisów pobiera podatki. Zgodnie z właściwymi przepisami jest to podatek od czynności cywilnoprawnych oraz podatek od darowizn. Podatek od czynności cywilnoprawnych uregulowany został w ustawie z dnia 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych.

Stawki podatku od czynności cywilnoprawnych wynoszą:

1. od umowy sprzedaży:
• nieruchomości, rzeczy ruchomych, prawa użytkowania wieczystego, własnościowego spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego, spółdzielczego prawa do lokalu użytkowego oraz wynikających z przepisów prawa spółdzielczego: prawa do domu jednorodzinnego oraz prawa do lokalu w małym domu mieszkalnym 2 %,
• innych praw majątkowych 1 %;
2. od umów zamiany, dożywocia, o dział spadku, o zniesienie współwłasności oraz darowizny:
• przy przeniesieniu własności nieruchomości, rzeczy ruchomych, prawa użytkowania wieczystego, własnościowego spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego, spółdzielczego prawa do lokalu użytkowego oraz wynikających z przepisów prawa spółdzielczego: prawa do domu jednorodzinnego oraz prawa do lokalu w małym domu mieszkalnym 2 %,
• przy przeniesieniu własności innych praw majątkowych 1 %;
3. od umowy ustanowienia odpłatnego użytkowania, w tym nieprawidłowego, oraz odpłatnej służebności - zasadniczo 1 %,
4. od umowy pożyczki oraz depozytu nieprawidłowego 2 %,
5. od ustanowienia hipoteki:
6. na zabezpieczenie wierzytelności istniejących - od kwoty zabezpieczonej wierzytelności 0,1 %,
7. na zabezpieczenie wierzytelności o wysokości nieustalonej 19 zł;
8. od umowy spółki 0,5 %.

Podatek od darowizn reguluje ustawa z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn. Opodatkowaniu podlega nabycie przez nabywcę, od jednej osoby, własności rzeczy i praw majątkowych o czystej wartości przekraczającej:

1. 9.637 zł - jeżeli nabywcą jest osoba zaliczona do I grupy podatkowej;
2. 7.276 zł - jeżeli nabywcą jest osoba zaliczona do II grupy podatkowej;
3. 4.902 zł - jeżeli nabywcą jest osoba zaliczona do III grupy podatkowej.

Zaliczenie do grupy podatkowej następuje według osobistego stosunku nabywcy do osoby, od której lub po której zostały nabyte rzeczy i prawa majątkowe.Do poszczególnych grup podatkowych zalicza się:

1. do grupy I - małżonka, zstępnych, wstępnych, pasierba, zięcia, synową, rodzeństwo, ojczyma, macochę i teściów;
2. do grupy II - zstępnych rodzeństwa, rodzeństwo rodziców, zstępnych i małżonków pasierbów, małżonków rodzeństwa i rodzeństwo małżonków, małżonków rodzeństwa małżonków, małżonków innych zstępnych;
3. do grupy III - innych nabywców.

Za rodziców w rozumieniu ustawy uważa się również przysposabiających, a za zstępnych także przysposobionych i ich zstępnych.
Podatek oblicza się od nadwyżki podstawy opodatkowania ponad kwotę wolną od podatku, według następujących skal:
Kwoty nadwyżki w zł Podatek wynosi ponad do 1) od nabywców zaliczonych do I grupy podatkowej 10.278 3 % 10.278 20.556 308 zł 30 gr i 5 % nadwyżki ponad 10.278 zł 20.556 822 zł 20 gr i 7 % nadwyżki ponad 20.556 zł 2) od nabywców zaliczonych do II grupy podatkowej 10.278 7 % 10.278 20.556 719 zł 50 gr i 9 % od nadwyżki ponad 10.278 zł 20.556 1.644 zł 50 gr i 12 % od nadwyżki ponad 20.556 zł 3) od nabywców zaliczonych do III grupy podatkowej 10.278 12 % 10.278 20.556 1.233 zł 40 gr i 16 % od nadwyżki ponad 10.278 zł 20.556 2.877 zł 90 gr i 20 % od nadwyżki ponad 20.556 zł

Jeżeli akt notarialny w swej treści zawiera przeniesienie, zmianę lub zrzeczenie się prawa ujawnionego w księdze wieczystej albo ustanowienie prawa podlegającego ujawnieniu w księdze wieczystej, bądź obejmuje czynność przenoszącą własność nieruchomości, chociażby dla tej nieruchomości nie była prowadzona księga wieczysta, notariusz sporządzający akt notarialny jest obowiązany zamieścić w tym akcie wniosek o dokonanie wpisu w księdze wieczystej oraz pobrać opłatę sądową. Notariusz zaznacza w akcie notarialnym wysokość pobranej opłaty sądowej.

Notariusz obowiązany jest uzależnić sporządzenie aktu notarialnego od uprzedniego uiszczenia przez strony należnej opłaty sądowej. Pobraną opłatę sądową notariusz przekazuje właściwemu sądowi rejonowemu.

Zasady i tryb pobierania oraz wysokość opłat sądowych określa ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (Dz. U. z dnia 1 września 2005 r.). Opłatę stałą w kwocie 200 złotych pobiera się od wniosku o wpis w księdze wieczystej własności, użytkowania wieczystego lub ograniczonego prawa rzeczowego, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Jeżeli wniosek dotyczy wpisu udziału w prawie, pobiera się część opłaty stałej proporcjonalną do wysokości udziału, nie mniej jednak niż 100 złotych. Od wniosku o wpis w księdze wieczystej własności, użytkowania wieczystego lub spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu na podstawie dziedziczenia, zapisu lub działu spadku albo zniesienia współwłasności pobiera się jedną opłatę stałą w wysokości 150 złotych niezależnie od liczby udziałów w tych prawach.

Opłatę stałą w kwocie 150 złotych pobiera się od wniosku o wpis:

1. własności, użytkowania wieczystego, spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu nabytego w wyniku podziału majątku wspólnego po ustaniu wspólności majątkowej między małżonkami;
2. własności nieruchomości rolnej o powierzchni do 5 ha;
3. praw osobistych i roszczeń;
4. zmiany treści ograniczonych praw rzeczowych.

Opłatę stałą w kwocie 60 złotych pobiera się od wniosku o:

1. założenie księgi wieczystej;
2. połączenie nieruchomości w jednej księdze wieczystej, która jest już prowadzona, niezależnie od liczby łączonych nieruchomości;
3. odłączenie nieruchomości lub jej części;
4. sprostowanie działu I-O;
5. wpis ostrzeżenia o niezgodności stanu prawnego ujawnionego w księdze wieczystej z rzeczywistym stanem prawnym;
6. dokonanie innych wpisów.

Od wniosku o wykreślenie wpisu pobiera się połowę opłaty należnej od wniosku o wpis.